Op 21 augustus 2011 om 09.30 uur in de ochtend zal ieder team zich verzamelen bij het kantoor van de organisatie aan de Glasheven in Rotterdam .De Teamcaptains zullen elk hun team verzamelen en inschrijven.

Tijdens deze laatste briefing krijg je van de organisatie een gekleurd polsbandje waarmee je gedurende de dag zelf kunt aantonen "crew-member / steward" te zijn. Verder krijgen jullie aan het begin van de dag een T-shirt en een lunchpakket* uitgereikt.

Omstreeks 09.30 vertrekken we dan per team lopend naar de tribune. Daar maken we samen nog een korte rondleiding rondom de tribune, om zelf goed de weg te weten.

Voor degenen die eventueel een goedkope slaapplaats in Rotterdam zoeken, verwijzen we je graag naar www.use-it.nl en/of www.vvvrotterdam.nl

Demonstraties beginnen officieel om 11.00 uur en duren tot 16.30 uur, maar jullie aanwezig-heid is circa 30 minuten langer gewenst. Ook het vertrek van de gasten moet natuurlijk ordelijk blijven verlopen ! De paddock is van 's ochtends tot 16.30 uur alleen toegankelijk voor VIP 's en voor andere genodigden.

Maar met je eigen polsbandje heb je op 16 augustus 2011 vanaf 16.30 uur toegang ook tot de paddock. De paddock blijft tot circa 19.00 uur geopend. Tijd genoeg om de diverse auto's te kunnen bezichtigen. Na afloop keren jullie op eigen gelegenheid weer terug naar huis.

Gasten zijn via hun polsbandje wel gekoppeld aan een vaste tribune, maar niet aan een vaste plaats op de tribune zelf. Ze kunnen dus naar eigen inzicht gaan zitten. Gasten die jullie accreditatiepunt verlaten MOET het bandje worden doorgeknipt en kunnen dus niet meer terug, wijs daar je gasten op ter voorkoming van misverstanden! TIP : Neem zelf een schaar mee en doe het met een koordje om je nek!

Als dank voor je prestatie en je persoonlijke betrokkenheid bij de organisatie van deze feestelijke dag heeft de organisatie van Bavaria City Racing besloten om ook in 2011 alle vrijwilligers weer uit te nodigen voor de officiële Afterparty.
De BCR Afterparty 2011 vindt plaats op

dinsdagavond 24 augustus 2011, inloop vanaf 18.00 uur.

We zijn hier eerder te gast geweest en het was toen een groot succes ! De toegangskaarten tot deze besloten party (alleen voor vrijwilligers) krijgen jullie persoonlijk uitgereikt door je eigen teamcaptain aan het eind van de zondagmiddag (circa 17.00 uur) !

Houd daarom rekening met alles : zonneschijn (zonnepet en bril) maar ook met regen ! Draag in dat geval graag plastic/ doorschijnende regenkleding en een warm vest. Een enkel T-shirt biedt echt te weinig bescherming tegen storm en regen, zoals we vorige jaren hebben ervaren ! Let op :"Er is een plastic poncho in jullie pakket maar geen pet !

Verder nog een T-shirt en is er een plastic doorzichtige poncho in jullie pakket maar geen pet ! Draag in het geval van slecht weer een warm vest extra, want een enkel T-shirt biedt echt te weinig bescherming tegen stevige storm en regen !